INFORMAȚII GENERALE 

Beneficiar: Asociația pentru Promovarea Afacerilor în România

Cod CPV: 79342200-5 – Servicii de promovare

Asociația pentru Promovarea Afacerilor în România intenționează achiziționarea de servicii de marketing și promovare în cadrul proiectului ”Creăm împreună – Create To Gather” (ROHU-420).

Documente care stau la baza organizarii achizitiei:

  • Programul de Cooperare Transfrontaliera INTERREG VA Romania-Ungaria 2014-2020;
  • Contractul de Finantare nr. 49687/30.03.2020 ;
  • Manualul de implementare a Programului de Cooperare Transfrontaliera INTERREG VA Romania-Ungaria 2014-2020

Obiectul contractului de prestări servicii îl constituie următoarele:

  • Servicii digital marketing;
  • Dezvoltare, întreținere și redactare continuă a platforma pagina de web;
  • Dezvoltare, întreținere și redactare continuă a platforma pagina de social media;
  • Servicii de comunicare și marketing online și offline;
  • Dezvoltarea și proiectarea unei mărci unificate BHB Euroregiune și a strategiei de marketing cu nume și mesaje specifice.

Valoare estimativă: 24.200,00 EUR fără TVA.

REGULI DE PARTICIPARE LA PROCEDURA DE ATRIBUIRE

Odată cu transmiterea propunerii financiare si tehnice, se vor transmite cel putin următoarele documente:

  1. Scrisoare de înaintare, conform Formularului 1;
  2. Scrisoare de imputernicire conform Formularului 2, prin care se confirma dreptul semnatarului ofertei de a angaja persoana juridica, (in cazul in care semnatarul nu este reprezentantul legal al ofertantului);
  3. Copia CUI si/sau Certificatul constatator (original sau in copie conforma cu originalul) emis de Registrul Comertului in vederea dovedirii capacitatii de exercitare a activitatii profesionale. Ofertantul trebuie sa aiba in lista de activitati domeniul de activitate aferent obiectului contractului.

Beneficiarul va solicita ofertantului clasat pe primul loc, în urma aplicării criteriului de atribuire, prezentarea în original a Certificatului constatator valabil, înainte de atribuirea contractului. Din documentele prezentate trebuie sa rezulte abilitarea persoanei juridice de a realiza obiectul contractului si informatiile actuale legate de asociati/ structura actionariatului, reprezentantilor legali, obiectul/obiectele de activitate, faptul ca nu sunt inscrise mentiuni cu privire la procedura insolventei sau ca ofertantul este in incapacitate de plata, lichidare voluntare sau alte procedure care au ca efect juridic suspendarea activitatii/dizolvarea persoanei juridice

Persoane juridice straine  – Ofertantul trebuie sa prezinte documente edificatoare care sa dovedeasca o forma de inregistrare ca persoana juridica ori apartenenta din punct de vedere profesional, de la autoritatile corespunzatoare, competente in tinerea evidentei operatorilor economici din statul respectiv. Informatiile cuprinse in documentele prezentate trebuie sa fie actuale si reale la data limita de transmitere a ofertei.

In cazul unei asocieri, fiecare asociat este obligat sa prezinte aceste documente, in raport cu activitatea pe care o executa in baza acordului de asociere. Cerinta privind capacitatea de exercitare a activitatii profesionale se va indeplini inclusiv de catre subcontractantii propusi, in raport cu activitatea pe care o executa in baza acordului de subcontractare.

  1. Declaratie privind neincadrarea in situatii de excludere, conform Formular 3. Declarația se va prezenta, după caz, și de asociați/ subcontractanți. Beneficiarul va exclude din procedura de selectie ofertantul despre care are cunostinta ca, in ultimii 5 ani, a fost condamnat prin hotararea definitiva a unei instante judecatoresti, pentru participare la activitati ale unei organizatii criminale, pentru coruptie, pentru frauda si/sau pentru spalare de bani. De asemenea, beneficiarul va exclude din procedura de selectie orice ofertant care se afla in oricare dintre urmatoarele situatii:
  • este in stare de faliment sau lichidare, afacerile ii sunt conduse de un administrator judiciar sau activitatile sale comerciale sunt suspendate ori fac obiectul unui angajament cu creditorii, sau este intr-o situatie similara cu cele anterioare, reglementata prin lege;
  • face obiectul unei proceduri legale pentru declararea sa in una din situatiile mentionate mai sus;
  • in ultimii 2 ani nu si-a indeplinit sau si-a indeplinit in mod defectuos obligatiile contractuale, din motive imputabile ofertantului in cauza, fapt care a produs sau este de natura sa produca grave prejudicii beneficiarilor contractelor respective, indiferent de natura finantarii acestor contracte;
  • a fost condamnat, in ultimii 3 ani, prin hotarare definitiva a unei instante judecatoresti, pentru o fapta care a adus atingere eticii profesionale, sau pentru comiterea unei greseli in materie profesionala;
  • prezinta informatii false sau nu prezinta informatiile solicitate de catre beneficiar, in legatura cu situatia proprie aferenta cazurilor mentionate mai sus.

Ofertantii individuali sau in asociere, care refuza sa semneze contractul de achizitie dupa ce oferta lor a fost desemnata castigatoare vor fi exclusi din procedurile viitoare initiate de beneficiar, acest comportament avand drept rezultat denaturarea concurentei si impiedicarea unei competitii reale.

  1. Declaratie privind neincadrarea in situatiile prevazute in OUG 66/2011

Ofertantul care se afla situatiile prevazute in situatiile mentionate va fi exclus din procedura. Se va completa Formularul 4. Declarația se va prezenta, după caz, și de asociați/ subcontractanți.

  1. Contract/acord de asocieredacă este cazulFormular 5

Mai multe persoane juridice au dreptul de a se asocia in scopul depunerii unei oferte comune.

In acordul de asociere se va mentiona ca toti asociatii isi asuma raspunderea solidara pentru executia contractului. In contractul de asociere se vor mentiona dupa caz urmatoarele:

  • responsabilii desemnati sa reprezinte asocierea. Un asociat trebuie sa fie nominalizat ca si Conducator (lider al asocierii);
  • responsabilii pentru executia contractului;
  • responsabilii pentru efectuarea platilor;
  • ca toti asociatii din Asociere vor ramane in Asociere pe intreaga durata a contractului.

Fiecare nominalizare de reprezentare va fi confirmata prin transmiterea scrisorilor de imputernicire semnate de persoanele cu drept de semnatura din partea tuturor asociatilor individuali din cadrul asociatiei.

  1. Acordurile de subcontractaredaca e cazul Formular 6

In cazul in care ofertantul subcontracteaza o parte din contract, trebuie sa prezinte acordurile de subcontractare si acte doveditoare ca acesta este abilitat a realiza partea sa din contract. Acordurile prezentate trebuie sa fie in concordanta cu oferta si se vor constitui in anexe la contractul de achizitie. Nu se accepta subcontractarea a mai mult de 50% din valoarea totala, calculata in baza ofertei prezentate.

Beneficiarul poate respinge subcontractantul propus daca acesta nu indeplineste cerintele de calificare sau se incadreaza in situatiile de excludere. In acest caz, solicita ofertantului o singura data – inlocuirea subcontractantului respectiv si prezentarea unui alt subcontractant.

Pe parcursul derularii contractului, contractantul nu are dreptul de a inlocui subcontractantii nominalizati in oferta fara acceptul beneficiarului, iar o eventuala inlocuire a acestora nu trebuie sa conduca la modificarea propunerii tehnice sau financiare initiale si nici sa modifice avantajele ofertei, asa cum a fost aceasta acceptata de Beneficiar.

MODALITATE DE PREZENTARE A PROPUNERII TEHNICE 

Propunerea tehnică se va întocmi de către ofertant (după caz de către liderul asocierii), cu respectarea cerințelor Caietului de sarcini – 03-Caiet de sarcini-marketing .

Propunerea tehnică va fi intocmită astfel încât, în procesul de evaluare, informațiile din aceasta să permită identificarea facilă a corespondenței cu specificațiile tehnice solicitate. 

MODALITATE DE PREZENTARE A PROPUNERII FINANCIARE

Propunerea financiară se va întocmi de către ofertant sau, după caz, de către liderul asocierii.

Se va prezenta formularul de oferta (Formular 7)  impreună cu anexa –03.1-Anexa la formularul de oferta pentru servicii marketing– la formularul de oferta in care se vor înscrie prețurile unitare ofertate. Preturile unitare se vor prezenta in euro fara TVA, cu maxim 2 (doua) zecimale.

Propunerea financiara va fi elaborata astfel încât aceasta să furnizeze toate informatiile solicitate cu privire la pret, precum si la alte conditii financiare si comerciale legate de obiectul contractului. Ofertantul va include in pretul unitar orice costuri legate de prestare, procurare, transport, de personal, etc, conform cerintelor impuse prin cerintele documentației de atribuire.

Erorile aritmetice si/sau viciile de forma pot fi corectate de catre beneficiar, numai cu acceptul ofertantului. In cazul in care ofertantul nu accepta corectia acestor erori/vicii, oferta sa va fi declarată neconformă.

Perioada de valabilitate a ofertei va fi de 30 de zile incepand cu data limita de transmitere oferta.

Nu se acceptă oferte care depăsesc valoarea estimată.

CONDIȚII CONTRACTUALE

Perioada contractului este cuprinsă între 01.10.2020 – 31.07.2022. Facturarea se va efectua parțial, după recepționarea livrabilelor detaliate în contract. Perioada de implementare se poate prelungi doar cu acordul sau la solicatrea beneficiarului.

Plata va fi efectuată prin transfer bancar, în termen de 30 de zile după emiterea facturilor emise de prestator in baza receptiilor fara obiectiuni semnate de beneficiar, din bugetul proiectului ”Creăm împreună – Create To Gather” (ROHU-420). Valoarea euro se va recalcula în lei la cursul BNR din ziua întocmirii facturii.

Beneficiarul poate recepționa serviciile prestate separat, pentru fiecare activitate în parte prevăzută la obiectul contractului, astfel Prestatorul va avea posibilitatea emiterii facturilor parțiale pentru serviciile recepționate.

În cazul în care prestatorul nu își îndeplinește obligațiile contractuale, atunci acesta are obligatia de a plati o dobanda penalizatoare egala cu 0,1%  pentru fiecare zi de intarziere pana la indeplinirea efectiva a obligatiilor, dobanda aplicata la valoarea fara TVA a contractului.

În cazul în care beneficiarul nu își îndeplinește obligațiile privind plata serviciilor efectuate, atunci acesta are obligatia de a plati o dobanda penalizatoare egala cu 0,1%  pentru fiecare zi de intarziere pana la indeplinirea efectiva a obligatiilor, dobanda aplicata la valoarea fara TVA a plăților neefectuate.

SPECIFICAȚII PRIVIND PROCEDURA DE ACHIZIȚIE

Criteriul de atribuire: prețul cel mai scăzut.

Achizitorul va încheia contractul cu ofertantul care a depus ofertă admisibilă și a cărui propunere financiară are prețul total cel mai scăzut. În situația în care, în momentul atribuirii, se constată că sunt două sau mai multe oferte cu același preţ, se va solicita reofertarea prețului total.

Dacă ofertantul a cărui ofertă a fost declarată câștigătoare refuză semnarea contractului, se va relua procedura de achiziţie.

Limba de redactare a ofertei este limba romana.

In cazul în care unele documente sunt emise în alta limbă, se vor anexa traduceri autorizate în limba română.

Beneficiarul poate solicita ofertantilor clarificări/ completări ofertantilor în scopul verificării datelor declarate sau a corespondenței ofertei cu cerințele definite.

La solicitarea beneficiarului, ofertantul trebuie sa prezinte un exemplar original al ofertei prin posta/curierat sau personal, la sediul mentionat in prezenta documentatie.

In cazul in care ofertantul opteaza pentru depunerea ofertei la sediu (postal sau personal), se  vor respecta urmatoarele cerinte:

  • Ofertantul trebuie sa sigileze oferta, marcand corespunzator plicul sigilat si netransparent, marcat cu urmatoarele informatii:
  • Denumirea, obiectul achiziției pentru care se depune oferta.
  • Denumirea si adresa beneficiarului
  • Denumirea si adresa ofertantului, inclusiv telefon, fax, e-mail
  • “A nu se deschide inainte de “…” (se inscrie data limita stabilita pt transmiterea ofertei)

Nu se acceptă oferte întârziate sau depuse/ transmise la altă adresă decât cea specificată de achizitor. Se consideră ofertă întârziată orice ofertă primită la adresa menționată după termenul limită stabilit.

Dreptul ofertantilor de a solicita clarificari

Solicitarile de clarificare se transmit pe e-mail la adresa de email office@rove.ro sau la adresa: str. Mihai Eminescu, nr.25/A, 410019, Oradea, județul  Bihor – Asociația pentru Promovarea Afacerilor în România.

Orice operator economic interesat are dreptul de a solicita, in scris, clarificari privind documentatia achizitiei pana la data stabilita in prezenta documentatie. Beneficiarul va publica raspunsul pe site-ul propriu, de regula, in maxim 3 zile de la primirea unei astfel de solicitari. In cazul in care un termen limita de comunicare este o zi nelucratoare, termenul limita se considera a fi prima zi lucratoare ulterioara.

Beneficiarul are obligatia de a posta raspunsurile la intrebarile primite pana la termenul stabilit in mod clar si cat mai repede posibil, dar nu cu mai putin de 2 zile lucratoare inainte de data limita stabilita pentru prezentarea ofertelor. Va fi asigurata confidentialitatea solicitantilor de clarificari.

Termen limită pentru primirea solicitărilor de clarificări: 24.09.2020, ora 10.00. 

Oferta este considerata neconforma in cazul in care ofertantul:

– depune o oferta care nu corespunde cerintelor documentatiei achizitiei,

– depune o oferta alternativa la cerintele definite de beneficiar,

– nu transmite in perioada precizata de beneficiar clarificarile/completarile solicitate,

– clarificarile prezentate de ofertant nu sunt concludente sau modifica in mod semnificativ datele/ documentele prezentate in cadrul ofertei initiale.

Ofertele care nu se incadreaza in niciuna dintre situatiile prevazute la paragrafele de mai sus sunt singurele oferte care pot fi considerate admisibile si pentru care se va aplica criteriul de atribuire. Beneficiarul are obligatia de a respinge ofertele inacceptabile si pe cele neconforme.

Termen limită pentru depunerea ofertelor: 29.09.2020, ora 12:00.

Indiferent de modalitatea de transmitere/ depunere ofertantul isi asuma riscurile transmiterii ofertei, inclusiv forta majora.

Beneficiarul are dreptul de a decala data limita pentru transmiterea ofertelor.

Ofertanții interesaţi vor depune/ transmite oferta personal sau poștal la adresa: str. Mihai Eminescu, nr.25/A, 410019, Oradea, județul  Bihor – Asociația pentru Promovarea Afacerilor în România sau prin email la office@rove.ro .

Informații suplimentare se pot solicita la adresa de email office@rove.ro .